Por uma gestão financeira eficiente

As finanças podem ser o ponto de entrave de negócios promissores, seja porque os controles não estão sendo feitos adequadamente, seja porque a administração dos recursos está falha.

A parte financeira é uma das mais sensíveis para qual- quer empresa. A área exige muitos controles e depende da decisão correta dos gestores sobre gastos e investimentos. Caso essas atribuições sejam negligenciadas, há o risco de que o negócio simplesmente pare por falta de recursos. O primeiro passo para evitar que isso aconteça é fortalecer a organização dos processos, englobando desde a área operacional até a gerência.

Na condução da empresa, os sócios e administradores devem se comprometer com os aportes previstos no contrato social. Ao mesmo tempo, devem compreender que a empresa tem vida própria e que seus recursos precisam ser preservados. As retiradas de valores decorrentes do lucro, portanto, devem obedecer a critérios e só podem ser feitas depois de uma análise sobre as condições da organização. O que precisa ser priorizado é a sustentabilidade empresarial.

A digitalização tem facilitado essas operações. Hoje, por meio do internet banking, é possível obter o extrato bancário em arquivo eletrônico (como PDF), facilitando o envio dessas informações ao contador.

informação é indispensável

A gestão financeira está amparada, principal- mente, no gerenciamento de informações. Sem acompanhar dados sobre valores e insumos movimentados no dia a dia da organização, não há como garantir o cumprimento correto das obrigações da empresa e o desenvolvimento do negócio.

Se houver controle sobre todos os processos, as informações não se perdem e as análises financeiras e contábeis serão mais precisas. Ponto a favor da gestão, que terá à disposição relatórios confiáveis para decidir corretamente os rumos da empresa.

Importante

Dificuldades com a gestão financeira precisam ser resolvidas com agilidade para não comprometer o negócio. Se sua empresa está enfrentando algum problema ou precisa melhorar os processos de controle, entre em contato conosco. Estamos aqui para ajudar.

A obtenção de dados, no entanto, é só o primeiro passo da gestão financeira eficiente. Essas informações precisam ser compartilhadas com a contabilidade, para que ela possa executar suas atividades de forma correta e dentro do prazo adequado.

O contador precisa receber, mensalmente, uma série de documentos (confira no quadro), que serão analisados conjuntamente, para que seja possível ter uma visão completa das condições financeiras da empresa. Os extratos bancários, que podem ser transmitidos impressos ou digitalizados, por exemplo, são usados para fazer a conciliação das movimentações de caixa registradas pela empresa com o que, de fato, entrou ou saiu da conta da organização.

De olho no patrimônio

O controle do inventário também influencia a gestão financeira da empresa, além de ser uma das áreas que exige cumprimento de obrigações acessórias, associada à gestão patrimonial da organização. Se os dados sobre os estoques são estimados, os relatórios contábeis serão imprecisos.

Só isso já é grave o suficiente, pois compromete a capacidade de análise do negócio.

As informações sobre estoques são usadas na elaboração das Demonstrações do Resultado do Exercício (DRE) e do Balanço Patrimonial. Por isso, além de manter um controle diário sobre as movimentações, é necessário fazer uma apuração mais rigorosa, o inventário de ativos, procedimento que deve ser realizado periodicamente, uma ou duas vezes ao ano, para contabilizar todos os ativos que a empresa possui.

O fundamental a observar é que, para fazer a escrituração do Livro Registro de Inventário, o contador precisa obter o levantamento de estoques em 31 de dezembro de cada exercício, contendo informações sobre: • mercadoria para revenda; • matéria-prima; • produtos acabados; • ativo imobilizado permanente (veículos, máquinas e equipamentos).

Em dia com a contabilidade

Mensalmente, uma série de documentos precisam ser repassados para o escritório contábil. essas informações serão usadas tanto na elaboração dos relatórios gerenciais (como a dre e o balanço patrimonial) quanto no cumprimento de obrigações acessórias. Veja quais são os documentos que precisam ser enviados.

• Bancário: extrato mensal da conta corrente empresarial para conciliação bancária.

• Contas de consumo: água, luz, telefone, internet, celular, etc.

• Fornecedores: notas fiscais com duplicatas de todas as compras.

• Tributos: documentação de todos os impostos pagos.

• Despesas administrativas: compra de equipamentos, máquinas, material de escritório, etc.

• Faturamento: notas fiscais de vendas de mercadorias, de prestação de serviços executados e de prestação de serviços recebidos de terceiros.

• Ativo imobilizado permanente: notas fiscais e/ou planilha discriminando todos os dados (marca, tipo, modelo, data de compra, valor etc.) de máquinas, equipamentos e veículos adquiridos.

• Contratos: cópia de todos os contratos firmados pela empresa (como aluguel, seguro, compra de bens móveis ou imóveis, entre outros), pois as informações presentes nesses documentos precisam ser lançadas na contabilidade.

(Conteúdo desenvolvido pela Editora Quarup www.editoraquarup.com.br)