Obrigações fiscais e tributárias: você está fazendo certo

Pagamento de impostos, prestação de informações aos órgãos públicos e mais uma série de exigências envolvem a rotina fiscal e tributária de uma empresa. Otimizar processos ajuda a evitar problemas.

O cumprimento de obrigações fiscais e tributárias impõe às empresas um elevado custo, englobando tanto o pagamento direto dos tributos (obrigações principais) quanto a realização e transmissão de registros (obrigações acessórias).

Para 96% dos empresários brasileiros, a alta carga tributária e a complexidade do sistema de arrecadação impedem a expansão dos negócios, de acordo com pesquisa feita pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC), em parceria com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Outro levantamento, feito pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), revela que desde a promulgação da Constituição Federal, em 1988, já foram editadas e publicadas mais de 5,4 milhões de normas legislativas – o equivalente a quase 800 normas por dia útil. Em meio a esse emaranhado de regras e normas é que surgem as dúvidas e as dificuldades enfrentadas pela gestão.

Atenção com as notas fiscais

As notas fiscais estão entre os documentos mais importantes da gestão fiscal e tributária da empresa, pois registram a realização de vendas e compras e, também, a tomada e a prestação de serviços. Todos os dados relativos a essas operações estão detalhados nas notas, por isso, elas são indispensáveis à apuração dos impostos devidos.

Se, no passado, a emissão desses documentos era feita sem muito controle do fisco, hoje já não se pode dizer o mesmo. Com o processo de digitalização chegando aos órgãos do poder público, fica mais fácil fazer o cruzamento de dados e identificar inconsistências. Portanto, a empresa não pode abrir mão do lançamento de notas, e deve, sempre, encaminhá-las ao contador.

Essas notas viabilizam o cálculo das obrigações principais e o envio das acessórias, a serem realizados pela contabilidade. Para isso, os registros de entrada e saída de notas precisam ser rigorosos, pois qualquer detalhe que deixe de ser apurado pode provocar pagamento equivocado de im- posto ou erros na transmissão de informações, situação que pode originar autuações e multas.

Por exemplo, quando a organização contrata presta- dores de serviços, deve solicitar a nota fiscal correspondente, de tomada de serviços. Os dados relativos à prestação de serviços podem ser identificados imediatamente, por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) e, caso não haja nota fiscal correspondente, a empresa pode ser multada.

Dica

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Outra ocasião que re- quer o lançamento de notas fiscais é a aquisição de bens tangíveis, como móveis, equipamentos, veículos e outros itens necessários para a manutenção das atividades da empresa. Essas são chamadas notas fiscais dos ativos, fundamentais à apuração do patrimônio da organização. Esse tipo de documento fiscal precisa ser preservado (guardado) permanentemente ou pelo tempo em que a empresa detiver a posse do bem.

Rotina alinhada com a contabilidade

Praticamente todos os processos geram informações relativas às áreas fiscal e tributária. Afinal de contas, o ciclo de atividades de uma empresa costuma se iniciar com a entrada de matéria-prima e insumos que serão processados para serem entregues ao cliente final na forma de produtos ou serviços. Perceba que, de uma ponta a outra, são movimentados recursos, e todos eles acarretam algum tipo de obrigação a ser executada, principal ou acessória.

Quando os processos não são bem controlados, aumentam os riscos, o que prejudica desde a gestão do negócio até o pagamento dos impostos. Para evitar essas situações, é importante que os processos sejam definidos criteriosamente e detalhados em manuais que estejam à disposição dos co- laboradores e dos gestores.

Antes disso, entretanto, é fundamental alinhar essas rotinas com a contabilidade. O escritório contábil saberá orientar quais dados precisam ser registrados e transmitidos em cada etapa, podendo contribuir, inclusive, com o treinamento dos colaboradores internos. Essa prática ajuda a mitigar erros.

Outro cuidado importante é a utilização de ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão, que possibilitam a automatização de processos, reduzindo custos a longo prazo, diminuindo a ocorrência de retrabalhos e garantindo o controle sobre as informações.

Principais modelos de notas fiscais

A emissão de notas fiscais varia de acordo com situações específicas. elas podem ser usadas, por exemplo, para comprovar operações de compra e venda, para registrar a prestação ou a tomada de serviços e para comunicar transações. Atualmente, a maior parte desses documentos já está sendo emitida eletronicamente. Veja quais são os principais tipos.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nF-e documenta, em arquivo digital, todos os dados referentes à circulação de mercadorias, incluindo tanto aspectos operacionais quanto fiscais. essa transação é realizada em ambiente eletrônico, adotando-se, para isso, protocolos de autenticação e segurança. essa é uma das razões que justifica a necessidade de utilização do certificado digital – usado para validar documentos eletrônicos por meio de um sistema criptografado. Para realizar a emissão da nF-e, o emissor transmite os dados já constando sua assinatura eletrônica e validando as informações. Na outra ponta, o fisco fica encarregado de autorizar a emissão do documento. uma vez realizado esse procedimento, a nota estará à disposição para consulta no sistema utilizado pela instituição fazendária.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Seguindo o mesmo padrão da nF-e, o documento conhecido como ct-e cadastra informações relativas aos serviços de transporte de cargas nos diferentes modais (rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário ou dutoviário).

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Todo processo de prestação de serviços requer a emissão da nFs-e, transmitida na esfera municipal e que subsidia a apuração do imposto sobre serviços de qualquer natureza (issQn, mais conhecido apenas como iss).

Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e)

O documento repassado ao consumidor final no momento da aquisição de produtos é a nFc-e, criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do consumidor.

(Conteúdo desenvolvido pela Editora Quarup www.editoraquarup.com.br)