No controle das finanças
Para garantir a longevidade da empresa e criar bases sólidas de modo a permitir que ela cresça continuamente, é preciso acompanhar de perto todos os indicadores financeiros. O ideal é tê-los sempre em mente, como uma bússola orientadora para as decisões mais estratégicas. Conheça os controles mais importantes.
Fluxo de caixa
O que é?
O documento é o retrato do seu caixa e deve ser acompanhado dia a dia. Na planilha do fluxo de caixa precisam constar o saldo inicial (o dinheiro que está dentro da empresa mais as aplicações financeiras), as entradas do dia (pagamentos recebidos, duplicatas, etc.), bem como as saídas (pagamentos feitos, como salários e impostos, por exemplo). Depois, é só subtrair as saídas das entradas e somar com o saldo inicial.
Por que é importante?
Ao perceber que está faltando ou sobrando dinheiro na empresa, é possível antecipar decisões sobre onde investir ou onde conseguir crédito, com algum fôlego para negociar condições melhores e juros mais vantajosos. A análise de entradas e saídas também traz um retrato claro da adequação das políticas de prazos de pagamentos e recebimentos à realidade da empresa.
Demonstrativo de Resultados do Exercício (dRE)
O que é?
Sua principal função é mostrar os resultados da empresa, a partir de uma análise mais aprofundada. Essa planilha pode ser feita mensal ou trimestralmente, a fim de mostrar o lucro líquido da empresa. O DRE pode ser obtido a partir da realização de quatro passos:
1. Obter a receita líquida: para isso, é preciso subtrair do total da receita (ou receita bruta, que é o número total de vendas de produtos, mercadorias ou prestação de serviços de seu empreendimento, mesmo que os pagamentos ainda não tenham sido efetuados) as devoluções de vendas, os abatimentos, os descontos comerciais e os impostos.
2. Obter o lucro bruto: para chegar a esse valor, basta subtrair, da receita líquida, o custo das mercadorias e dos serviços vendidos.
3. Obter o resultado operacional antes do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro: nessa etapa, é preciso tirar do lucro bruto todas as despesas ope racionais, financeiras, gerais e administrativas. Depois, basta acrescentar as receitas operacionais, para chegar ao lucro (ou prejuízo) operacional líquido.
4. Obter o resultado líquido do exercício: em cima do resultado obtido no passo anterior, é necessário acrescentar (ou subtrair) os resultados não operacionais, tais como as participações de empregados, administradores, etc.
Por que é importante?
Permite uma análise da evolução dos ganhos e dos gastos. Com base nesses dados, é possível encontrar tendências e fazer projeções. O documento também traz informações que ajudam a entender se o modelo de negócios adotado está funcionando como esperado ou não.
Margem de contribuição
O que é?
A diferença entre o valor da venda (preço de venda) e os valores dos custos e das despesas relacionados a essa venda. Para encontrar a margem de contribuição, é preciso realizar a seguinte conta:
Margem de contribuição = valor das vendas – (custos variáveis + despesas variáveis).
Por que é importante?
A margem de contribuição é mais um indicador da saúde financeira da empresa. Utilizando um exemplo prático: imagine que sua empresa vendeu um total de R$ 20 mil este mês. Desse valor, 10% vai para o pagamento de impostos. Restam R$ 18 mil. Já os custos com o fornecedor e com a mão de obra somam R$ 5 mil. Com isso, o índice da margem de contribuição fica em R$ 13 mil. Se os seus custos fixos forem menores do que R$ 13 mil, sua empresa está lucrando. Se os custos forem maiores do que isso, sua empresa está perdendo dinheiro. Já se os custos forem de R$ 13 mil, sua empresa não está tendo lucro nem prejuízo.
Ponto de equilíbrio (PE)
O que é?
Na situação hipotética descrita acima, a empresa está em seu ponto de equilíbrio, quando o total de receitas é igual ao total de despesas e custos. Nesse caso, a empresa não tem lucro e nem prejuízo. O cálculo do ponto de equilíbrio é o resultado da fórmula:
PE = valor do custo fixo – índice da margem de contribuição
Por que é importante?
O PE indica o faturamento mínimo necessário para cobrir os custos do negócio, o que permite ao gestor analisar a viabilidade de manter a empresa ou de adequá-la em relação ao mercado. Esse índice também torna possível determinar metas, pois é necessário ultrapassá-lo com as vendas de produtos ou serviços para obter lucro.
Controle de estoque
O que é?
Um documento que reúne a quantidade, o custo unitário e o custo total das mercadorias/produtos vendidos no período. O saldo apurado precisa ser exatamente igual ao que é encontrado no estoque físico. Da mesma forma, é importante calcular, no controle de estoque, o saldo em quantidade, o custo unitário (calculado pelo custo médio ponderado, dividindo-se o custo total pela quantidade) e o custo total das mercadorias/produtos que ainda estão em estoque.
Por que é importante?
O controle físico e financeiro serve para indicar a quantidade disponível de cada item no estoque – seja matéria-prima, seja mercadoria. Quando o acompanhamento é feito periodicamente, é possível encontrar e entender as tendências de vendas e, assim, projetar as próximas compras de maneira mais acertada.
Gestão de custos
O que é?
O acompanhamento dos custos fixos e variáveis relacionados ao negócio. Os custos fixos são aqueles que não variam de acordo com a venda de produtos ou serviços, como pagamento de funcionários, aluguel, entre outros. Já os variáveis são os que acompanham o volume de vendas, crescendo quando a receita aumenta, como é o caso dos impostos. É fundamental acompanhar todos esses dados, mês a mês. Gastos desnecessários precisam ser cortados e há custos que podem ser otimizados com uma boa gestão.
Por que é importante?
Administrar e controlar os custos gerados na produção e comercialização de serviços ou produtos é fundamental para cobrar um preço justo por ele, condizente com a realidade do mercado. Assim, é possível ganhar competitividade diante da concorrência sem comprometer a sua margem de lucros.
Gestão da folha de pagamento
O que é?
Dentro da gestão de custos, um dos acompanhamentos mais importantes é o do valor a ser pago aos funcionários, principalmente quando se trata de uma empresa de serviços. Para chegar a essa soma, é preciso saber o número mínimo de funcionários necessários ao funcionamento do negócio e verificar em que categoria se enquadram, para poder estimar o custo fixo que eles vão gerar. Essa conta deve considerar não só o valor do salário, de acordo com o piso salarial da categoria, mas também o custo previdenciário e do FGTS e demais benefícios previstos em convenção coletiva.
Por que é importante?
Tendo esses valores em mente, o empresário consegue analisar a viabilidade do Plano de Negócios que foi previa mente estabelecido, para verificar se terá as condições financeiras ideais para manter o número de funcionários que planejou. É importante avaliar o custo real dos colaboradores e verificar o impacto dessa despesa, que é fixa e independe do faturamento mensal, em relação ao total dos gastos e, principalmente, em relação ao capital investido.
Inadimplência compromete futuro da empresa ao acompanhar regularmente a situação financeira da empresa, é possível antecipar a necessidade de enxugar gastos antes que a organização registre grandes prejuízos. O não pagamento de despesas pode resultar em juros, na necessidade de buscar empréstimos em caráter de urgência no mercado financeiro – quando fica mais difícil negociar condições vantajosas – e, em alguns casos, se o problema persistir, a empresa pode até ter seu cnpJ cancelado – caso dos meis que não entregaram a declaração anual (dasn-simei) por dois anos consecutivos ou que ficaram inadimplentes em todas as contribuições mensais (das-mei).
(Conteúdo desenvolvido pela Editora Quarup www.editoraquarup.com.br)