Boa gestão: planejamento e eficiência em busca de resultados

Um sistema tributário complexo como o do Brasil exige gastos com treinamento, tecnologia, análise e execução de uma série de atividades, cumpridas pelos escritórios contábeis diariamente.

Mais difícil do que abrir uma empresa é administrá-la. Depois de definir o modelo de negócios, o propósito da organização e dar os primeiros passos, é necessário desenvolver a gestão para que todos os objetivos sejam alcançados. A tarefa não é simples, mas também não deve ser encarada como um bicho de sete cabeças. Com planejamento e disciplina, é possível vencer todos os obstáculos.

Em primeiro lugar, é preciso ter clareza de que um dos papeis mais importantes da gestão é alinhar processos, desde o nível estratégico até o operacional, buscando consolidar aqueles que gerem valor para o cliente. Compete também à gestão administrar recursos financeiros, controlando o fluxo de caixa e definindo os investimentos que serão feitos no negócio. Outro aspecto que depende da gestão é a coordenação das atividades realizadas pelos colaboradores e fornecedores.

Do planejamento à ação

A grande questão é: será possível sistematizar a gestão? Em certa medida, é factível consolidar processos que favoreçam a administração da empresa. Uma das ferramentas que auxilia nessa tarefa é o PDCA, conhecido também como ciclo de Deming ou ciclo da melhoria contínua. Trata-se de um método que estimula gestores a planejarem e a colocarem em prática as ações previstas.

O acrônimo deriva dos termos em inglês plan (planejar), do (fazer), check (avaliar) e act (agir). Na primeira etapa (plan) são definidos os resultados esperados e o planejamento das ações necessárias para alcançar os objetivos propostos. Na sequência (do), os processos devem ser organizados, comunicados às equipes responsáveis e executados. O passo seguinte consiste na avaliação dos resultados (check), que devem estar baseados no acompanhamento de indicadores de desempenho. A partir dos apontamentos trazidos pela avaliação, deve-se, então, estabelecer ações corretivas (act), a fim de promover melhorias continuamente.

A ferramenta pode ser aplicada no planejamento geral da organização e, também, em departamentos ou projetos específicos. O ideal é que esse fluxo seja adotado em todas as áreas e atividades pois, assim, será possível fortalecer a gestão e controlar melhor cada processo. O grande benefício está em promover ajustes sempre que se identificar uma falha ou quando o desempenho ficar abaixo do esperado.

Administração baseada em dados

Independentemente dos métodos adotados pela gestão, é fundamental que o planejamento seja baseado em um diagnóstico preciso das condições da empresa. Para isso, o acompanhamento de dados estratégicos é indispensável. E vale destacar que todo processo gera informações importantes para a tomada de decisões dos gestores.

Esses dados vêm da própria operação ou de relatórios oficiais, elaborados pela contabilidade. Na parte operacional, é possível adotar indicadores de desempenho, que vão indicar a produtividade e a qualidade de entrega dos colaboradores, o tíquete médio dos clientes, os custos relativos ao processo de produção, entre outros pontos.

Já os relatórios contábeis trazem dados mais consolida- dos, que revelam outros aspectos gerais da gestão, como a performance financeira, o nível de endividamento e a evolução do patrimônio, por exemplo. A partir das informações contidas nesses documentos, é possível analisar questões diversas – entre elas, a lucratividade e a necessidade de capital de giro do negócio –, bem como fazer projeções mais realistas, baseadas no desempenho empresarial.

Tecnologia como aliada

Entre os principais relatórios contábeis que devem ser analisados, destacam-se o balanço patrimonial, documento obrigatório que apresenta a composição de ativos e passivos da empresa, e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE), também exigida legalmente e que detalha o desempenho financeiro da organização.

Para produzir esses e outros documentos, bem como para gerar dados necessários ao cumprimento de obrigações acessórias (relacionadas às exigências tributárias e fiscais), o controle sobre as informações da empresa deve ser rigoroso.

O mais indicado é que a organização adote um software de gestão que possa ser integrado aos programas utilizados pelo contador – conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial). O ERP integrado à contabilidade garante que todos os dados necessários à gestão contábil sejam disponibilizados aos setores competentes.

O papel do contador

O profissional que melhor pode contribuir para a boa gestão de uma empresa é o contador. Seu trabalho compreende o assessoramento e a execução de serviços na área contábil, fiscal, tributária e trabalhista. É, por- tanto, um parceiro indispensável desde os primeiros passos da organização.

Aliás, o recomendado é que o contador seja consultado antes mesmo da abertura da empresa. Assim, ele pode analisar a viabilidade econômica do negócio e identificar as melhores opções de registro e enquadramento do negócio, otimizando o investimento que será feito.

Lembre-se Conte com o apoio da contabilidade para profissionalizar e aprimorar o modelo de gestão do seu negócio. Podemos auxiliar você nesse processo.

Em um país como o Brasil, que tem um dos sistemas tributários mais complexos do mundo, a assessoria contábil é questão de sobrevivência. De acordo com o relatório Doing business, elaborado pelo Banco Mundial, as empresas brasileiras dispensam, em média, 1.958 horas apenas para cumprir obrigações tributárias.

Pela estrutura e conhecimento que possuem, os escritórios contábeis realizam essas mesmas obrigações de forma rápida e eficiente. Além disso, podem contribuir com a gestão do negócio analisando o desempenho financeiro da empresa, auxiliando no planejamento tributário, orientando os gestores e executando exigências fiscais, trabalhistas e tributárias.

Eficiência, eficácia e efetividade

afinal, o que é a boa gestão? resumidamente, é aquela que consegue estabelecer processos eficientes, eficazes e efetivos. cada um desses conceitos abrange uma dimensão específica do negócio. confira a diferença entre os três conceitos.

Eficiência

diz respeito à relação entre custos e benefícios. uma empresa é considerada eficiente quando consegue gerar mais resultados consumindo menos recursos. por exemplo, uma construtora que utilize racionalmente insumos e mão de obra durante a construção de um prédio, reduzindo os custos sem comprometer o projeto.

Eficácia

está relacionada ao desempenho e ao atingimento dos objetivos e metas planejados. uma empresa é considerada eficaz quando consegue realizar as atividades e projetos que assume. no caso da construtora que citamos anteriormente, a entrega do prédio construído é um resultado alcançado e demonstra que a empresa cumpriu suas atribuições com eficácia.

Efetividade

é o potencial de gerar impacto na empresa e na sociedade. um projeto será efetivo quando superar expectativas, transformando realidades. seguindo no exemplo da construtora, se imaginarmos que o prédio terminado oferece soluções sustentáveis inovadoras e que minimiza danos ambientais, então, ele pode ser considerado efetivo.

(Conteúdo desenvolvido pela Editora Quarup www.editoraquarup.com.br)